Hantering av personuppgifter inom Barn Utbildning Kultur
EU har i april 2016 beslutat om ett nytt regelverk för behandling av personuppgifter som ska börja användas den 25 maj 2018. Det nya regelverket heter dataskyddsförordningen, förkortat GDPR, och kommer att gälla som lag i Sverige.
Enligt dataskyddsförordningen ska den som behandlar personuppgifter informera de som registreras. Barn- och ungdomsnämnden, Utbildnings, arbetsmarknads- och integrationsnämnden samt Kultur- och fritidsnämnden registrerar personuppgifter om vårdnadshavare och elever i olika register och digitala tjänster för förskole- och skoladministration.
När du skickar e-post, använder en e-tjänst, beställer informationsmaterial eller lämnar en synpunkt eller en fråga via vårt e-postformulär, lagras dina personuppgifter i syfte att vi ska kunna nå dig när vi svarar på din fråga eller handlägger ditt ärende. Enligt dataskyddsförordningen får vi inte registrera känsliga personuppgifter utan ditt godkännande. Genom att du klickar på "Skicka" i våra e-postformulär eller e-tjänster godkänner du att Nyköping kommun lagrar dina uppgifter.
Dataskyddsförordningen
Dataskyddsförordningen har till syfte att skydda människor så att deras personliga integritet inte kränks i samband med behandlingar av personuppgifter. I dataskyddsförordningen finns bestämmelser om hur personuppgifter får hanteras av Barn- och ungdomsnämnden, Utbildnings, arbetsmarknads- och integrationsnämnden samt Kultur- och fritidsnämnden.
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en nu levande person. Till exempel uppgift om namn, personnummer, telefonnummer, postadress, e-postadress och bilder.
Personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud
Barn- och ungdomsnämnden, Utbildnings-, arbetsmarknads- och integrationsnämnden och Kultur- och fritidsnämnden är personuppgiftsansvariga, vilket innebär att nämnderna är ansvariga för att behandlingen av dina personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningen.
Nämnderna har utsett ett dataskyddsombud som ska se till att personuppgifterna behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen.
Ombudets kontaktuppgifter:
dataskyddsombud@nykoping.se
Varför behandlar nämnderna dina personuppgifter?
Barn- och ungdomsnämnden, Utbildnings-, arbetsmarknads- och inte
grationsnämnden samt Kultur- och fritidsnämnden behandlar vårdnadshavares och barns personuppgifter för administration inom nämndernas verksamhetsområden, bland annat för verksamhet i kommunens förskolor, grundskolor, grundsärskola, fritidshem, Kulturskola, gymnasieskola och elevhälsan. De personuppgifter som registreras är namn på barn och vårdnadshavare, adress, telefonnummer, personnummer och liknande uppgifter. Det kan röra sig om behandling, till exempel datalistor över skolans samtliga elever, beslut och protokoll samt personalanteckningar och e-post.
Ändamålet med behandlingen är att kunna tillhandahålla, anordna och bedriva utbildning och annan pedagogisk verksamhet enligt skolförfattningar och hälso- och sjukvårdsförfattningar. Det ska även förenkla och förbättra den digitala hanteringen av de uppgifter som behövs samt erbjuda självservice till vårdnadshavare via Internet. Personuppgifter som lämnas används också för administration, kontroll och andra åtgärder som behövs för att handlägga ärenden. Uppgifterna används bland annat
som grund för fakturering av barnomsorgsavgifter. Behandlingen kan också ligga till underlag för framställning av statistik.
Personuppgifter om barn och vårdnadshavare hämtas från kommunens invånarregister, där samtliga barn samt uppgift om vårdnadshavare finns registrerade. Manuell inmatning i IT-systemet sker av kompletterande uppgifter.
Kommunens rätt till att behandla personuppgifter grundar sig på att del av skolverksamheten innefattar myndighetsutövning som kommunen är skyldig att utföra samt det allmänna intresset av att tillgodose eleverna behov av utbildning.
Känsliga personuppgifter
I de fall det rör sig om känsliga personuppgifter enligt dataskyddsförordningen (till exempel uppgift om ras, etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening och uppgifter som rör hälsa och sexualliv) kommer ditt samtycke inhämtas innan uppgifterna hanteras. Samtycket är frivilligt och kan när som helst återkallas.
Offentlighetsprincipen
Barn- och ungdomsnämnden, Utbildnings-, arbetsmarknads- och integrationsnämnden och Kultur- och fritidsnämnden är kommunala myndigheter. Detta innebär att personuppgifter blir allmänna handlingar som kan komma att lämnas ut i enlighet med tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagens regler.
Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till de myndigheter som behöver ta del av uppgifterna för att kunna fullgöra ett avtal med dig, en rättslig skyldighet, en arbetsuppgift av allmänt intresse eller en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning där en behandling av uppgifterna är nödvändig. Anonymiserade uppgifter för statistikändamål kan komma att lämnas ut till andra än myndigheter.
IT-system och molntjänster
Vi använder oss av olika IT-system. Vi använder oss även av så kallade molntjänster, till exempel G Suite, Softogram, inläsningstjänster och talsyntes.
Nyköpings kommun använder sig av en IT-miljö som följer den standard som rekommenderas och som även andra kommuner använder sig av. Åtkomsten till personuppgifterna är begränsad av behörighetssystem. Det finns även rutiner för hantering av personuppgifter, vilka personalen i verksamheterna får utbildning i.
Användningen av vissa digitala tjänster kräver att en del information om användarens personuppgifter lämnas till en leverantör av ett IT-system eller tjänst. Leverantören har skyldigheter, vilka regleras i ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal, som i enlighet med GDPR tydligt anger vilka personuppgifter som används i IT-systemet eller tjänsten, var de lagras och hur länge uppgifterna sparas. Syftet med användandet av personuppgifter måste vara tydligt uttryckt. Personuppgifterna får inte återanvändas i andra syften. Särskilda skrivningar görs vad gäller säkerhet och sekretess.
Hur länge bevaras dina personuppgifter?
Personuppgifter bevaras inte längre än nödvändigt utan gallras enligt kommunens gallringsrutiner. Hur länge uppgifterna sparas styrs även av bestämmelserna om allmänna handlingar.
Fotografier och filmer
Inom Nyköpings kommuns förskolor och skolor används fotografi och film som ett redskap för att dokumentera och synliggöra barns och elevers lärande, vid till exempel undervisning, projekt och
utflykter. För sådan hantering behövs i vissa avseende ditt samtycke. Samtycket är frivilligt och kan när som helst återkallas.
Hur får du veta vilka personuppgifter som hanteras?
Som vårdnadshavare har du rätt att få reda på vilken information om dig och ditt barn som behandlas i de IT-system och digitala tjänster som skolan använder, ett så kallat registerutdrag. Du har också rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter eller radering.
Om du vill ha ett registerutdrag är Barn- och ungdomsnämnden, Utbildnings-, arbetsmarknads- och integrationsnämnden samt Kultur- och fritidsnämnden skyldig att lämna ut uppgifterna. Detta görs kostnadsfritt. Du kan också begära rättelse eller radering av personuppgifter.
En begäran enligt ovan kan skickas via E-tjänst eller via en undertecknad begäran till:
Dataskyddsombudet, Nyköpings kommun, 611 83 Nyköping
Du kan också vända dig direkt till förskolan eller skolan om du vill att ett särskilt fotografi eller en inspelning av ditt barn ska tas bort eller rättas, eller om du har frågor om behandlingen av ditt barns personuppgifter.
Tillsynsmyndighet
Du har också rätt att vända dig till Datainspektionen med klagomål om du anser att dina personuppgifter behandlats på ett felaktigt sätt. Datainspektionen är tillsynsmyndighet avseende behandlingen av personuppgifter.
Kent Pettersson
Ordförande Barn- och ungdomsnämnden
Gunilla Andersson
Ordförande Utbildnings-, arbetsmarknads- och integrationsnämnden
Carina Wallin
Ordförande Kultur- och fritidsnämnden
